Sa thải nhân viên không bao giờ dễ chịu, thậm chí là công việc khó khăn nhất đòi hỏi ở các nhà quản lý. Ngay cả khi mọi thứ đã rõ ràng và bản thân có sự chính đáng để đưa ra quyết định đó, bạn vẫn khó có thể điềm đạm ngồi xuống và thông báo với nhân viên rằng họ sẽ bắt đầu thất nghiệp từ sáng ngày mai.

Tuy nhiên, sa thải nhân viên cũng là một sự tàn nhẫn cần thiết. Là nhà quản lý, bạn luôn phải thấu hiểu lợi ích chung của tổ chức và đặt ưu tiên lên hàng đầu, rằng việc sa thải này là vì những gì tốt nhất cho tất cả, bao gồm chính người nhân viên nhận tin xấu từ bạn. Vậy nhưng nếu không biết thực hiện đúng cách và khéo léo, bạn có thể khiến họ cảm thấy bị xúc phạm, thậm chí quay ra kiện công ty nếu chẳng may nghe phải câu lỡ lời nào.

Chắc chắn với quyết định sa thải nhân viên

Sa thải luôn luôn là bước cuối cùng trong cả một quá trình giám sát và xem xét nhân viên. Không phải lúc nào nhà quản lý cũng cân nhắc thấu đáo để rồi phải hối hận sau này. Khủng hoảng kinh tế có thể khiến bạn đưa ra một quyết định chóng vánh không đúng đắn và cũng chẳng công bằng. Ngay cả khi chính sách chung là “không khoan nhượng” đối với một số sai lầm hay hành vi nhất định, bạn cũng nên dành ra vài phút nguôi giận và suy nghĩ kỹ xem liệu nhân viên đó có đáng bị đuổi việc hay không. Trên hết, hãy đem lên bàn cân so sánh với các trường hợp tiền lệ có từ trước.

Đối với những người thực sự có dấu hiệu đi xuống trong công việc, trước tiên hãy cảnh báo họ về kết quả đang không đạt tiêu chuẩn và thúc giục nên sớm thay đổi để cải thiện tình hình. Hãy cho nhân viên khoảng 4 tuần để sửa sai và nếu vẫn giậm chân tại chỗ hoặc còn tệ hơn, đến khi đó thì bạn mới không còn gì phải ngần ngại để họ ra đi nữa. Chú ý ghi chép lại từng bước theo dõi sát sao tiến trình làm việc của nhân viên dưới dạng văn bản. Điều này rất quan trọng khi không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi công ty, mà còn chắc chắn rằng nhân viên đã nhận được mọi cơ hội để cải thiện.

Tham khảo ý kiến với bộ phận HR

Bạn nên trao đổi kế hoạch của mình với bộ phận HR trước khi chính thức có cuộc nói chuyện với nhân viên bị sa thải. Họ có thể cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về những lý do khách quan ảnh hưởng đến nhân viên. Trong cái xã hội đầy rẫy kiện tụng này, HR chính là một đồng minh quan trọng của bạn. Ví dụ, họ có thể nhắc bạn rằng John sẽ nhận trợ cấp vào thứ tư, vậy nên cho anh ta nghỉ việc từ thứ ba có thể trở thành tình tiết chống lại bạn trên toà. Hay như vợ của John sẽ bắt đầu điều trị ung thư vào chiều thứ hai, thế thì sa thải anh ta ngay sáng thứ ba ngày hôm sau liệu có phải là thiếu tình người hay không?

Nói luôn về thời điểm thích hợp, đừng đuổi việc nhân viên vào ngày thứ sáu. Bạn muốn họ có một cuối tuần vui vẻ, chứ không phải buồn bực ra về và phàn nàn với tất cả mọi người về chuyện công việc. Sáng thứ hai thường là ổn nhất, nhân viên sẽ có động lực tìm việc mới vào các ngày tiếp theo trong tuần hơn. Ngoài ra, gặp gỡ nhân viên vào bữa ăn trưa và sa thải họ cũng là một ý tưởng tồi.

Kèm theo một “nhân chứng”

Tốt hơn hết nên chính là người của bộ phận HR và việc sắp xếp họ cùng tham dự buổi nói chuyện đó không chỉ đảm bảo đúng thủ tục quy trình pháp lý. Có một người chứng kiến việc bạn sa thải nhân viên giúp bạn giảm thiểu rủi ro khi bị phản kháng và đe doạ, hay sau này bị chính nhân viên đó buộc tội vì những lời lẽ mà bạn không nói ra. Bản thân bạn sẽ cảm thấy thoải mái và bớt lúng túng hơn, mặc dù điều này lại khiến không khí chung trong phòng càng trở nên nặng nề, khi nhân viên bị sa thải thừa hiểu rằng người thứ ba ở đó chỉ để bảo vệ và hỗ trợ bạn trong mọi tình huống. Đành rằng việc này có thể hơi tàn nhẫn một chút nhưng xét cho cùng, quyền lợi công ty và cá nhân bạn vẫn cần được ưu tiên bảo vệ hơn là cảm giác có lỗi.

Nói ngắn gọn, tránh dài dòng

Thông báo sa thải đến nhân viên, bạn cần có sự chọn lựa đơn giản, thẳng thắn và rõ ràng trong từ ngữ. Đừng lòng vòng, dẫn nhập dông dài kiểu hỏi han chuyện cá nhân rồi mới đi vào vấn đề chính vốn dĩ không vui vẻ gì. Hãy bắt đầu luôn: “Xin lỗi John, tôi có tin xấu dành cho anh. Hôm nay sẽ là ngày cuối cùng anh làm việc ở đây.” Sau đó trình bày lý do cũng ngắn gọn thôi: “Chúng tôi buộc phải để anh ra đi vì anh không đạt chỉ tiêu kinh doanh” hay “Anh không phù hợp với văn hoá làm việc ở đây”.

Bạn nói càng ít, càng đi đúng trọng tâm và tỏ ra chuyên nghiệp, nhân viên càng giữ được sĩ diện của họ. Bản chất tự nhiên của con người trong những thời khắc khó xử này vốn là nói lời xin lỗi, và bạn càng cần phải làm điều đó trên tinh thần “trách nhiệm thuộc về đôi bên”. Gợi ý: “Tôi rất lấy làm tiếc khi mọi chuyện phải đi đến nước này.”

Đừng tranh luận

Phản ứng của nhân viên sau khi nhận tin sa thải sẽ khá đa dạng, đa số im lặng nhưng có người biện hộ, người cầu xin hay thậm chí nổi cáu và quát tháo lại bạn cũng không thiếu. Bất kể thế nào, khôn ngoan nhất ở bạn là tránh sa đà vào một cuộc tranh luận, vốn sẽ chỉ khiến mọi chuyện tồi tệ hơn và thậm chí có thể đưa bạn vào kiện tụng bởi những ngôn từ thiếu suy nghĩ lỡ may nói ra. Nếu bạn đã chắc chắn về quyết định của mình và có cả văn bản giấy trắng mực đen hỗ trợ, chẳng còn gì đáng tranh cãi nữa cả. Cứ từ tốn trả lời, có thể kèm theo lời xin lỗi xã giao: “John, tôi sẵn lòng trao đổi vấn đề này bao lâu tùy ý, nhưng anh nên hiểu dù chúng ta có nói gì thêm đi chăng nữa cũng không thể thay đổi quyết định này được.” Cứ để nhân viên trút giận và chịu đựng trong giới hạn có thể.

Sắp xếp trước mọi thứ

Khoảng thời gian sau khi bạn nói “Anh bị sa thải!” và trước khi nhân viên thực sự rời khỏi công ty khá lúng túng đối với mọi người. Đừng bao giờ để họ vừa nghe thông báo cho thôi việc lại phải ngồi một chỗ và chờ đợi, bởi vì đó là hành động thiếu thấu đáo xét trên nhiều góc độ.

Trước buổi gặp mặt, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng về những vấn đề kéo theo từ quyết định sa thải nhân viên, như chi tiết trong thoả thuận thôi việc hay hướng giải quyết những quyền lợi và thời gian nghỉ phép chưa được sử dụng của họ, bên cạnh đó thì nhân viên sẽ hoàn trả tài sản công ty và lấy lại tài sản cá nhân như thế nào. Tất nhiên, thường sẽ có những sự phát sinh mà bạn không chuẩn bị trước. Trong trường hợp này, hãy cứ bình thản và xin lỗi người nhân viên vì bạn đã không nghĩ đến từ trước, sau đó mới quay sang HR nhờ hỗ trợ.

Để phòng xa hơn, bạn có thể cử người thay đổi mọi password công ty mà nhân viên bị sa thải biết, đồng thời hủy bỏ quyền truy cập của họ với các chương trình hoặc thông tin bảo mật của công ty.

Có lòng cảm thông