PHƯƠNG PHÁP THIẾT LẬP MỤC TIÊU SMART: CẢI THIỆN HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

Create Better Employee Performance Goals With The “SMART” Process

Thiết lập mục tiêu là một phần quan trọng trong quá trình đánh giá hiệu quả công việc. Nhưng những mục tiêu xa vời thực tế hoặc quá mơ hồ có thể trở thành rào cản khiến nhân viên đánh mất động lực và làm giảm hiệu suất làm việc của họ. Mục tiêu cần được viết ra một cách cụ thể, đo lường được, có khả năng đạt được, có liên quan và đúng thời điểm (SMART). Sử dụng cách thiết lập mục tiêu theo công thức SMART giúp tránh tình trạng mơ hồ, đồng thời giúp nhân viên và nhà quản lý giao tiếp, trao đổi rõ ràng hơn với nhau.

Mục tiêu hiệu quả công việc theo phương pháp SMART là gì?

Đó là những mục tiêu được đặt ra bao hàm các đặc trưng sau đây:

Specific - Cụ thể: Trả lời đầy đủ các câu hỏi liên quan đến ai, cái gì, khi nào, ở đâu và như thế nào

Measurable - Có thể đo lường: Được mô tả rõ ràng hoặc có số liệu đầy đủ để xác định số lượng, chất lượng, giá thành, v.v.

Achievable - Có thể đạt được: Mục tiêu cần nằm trong khả năng và thẩm quyền trách nhiệm cụ thể của người thực hiện

Relevant - Có liên quan: Mục tiêu là quan trọng, đóng góp trực tiếp cho nhiệm vụ chung của Phòng ban, Công ty

Timely - Đúng thời điểm: Quy định về thời hạn hoàn thành hoặc các giai đoạn, mốc quan trọng để đạt được mục tiêu

Nhìn chung, những mục tiêu quá lớn thường sẽ mờ nhạt dần trong thời gian một năm bởi lẽ bản thân các mục tiêu này không chắc chắn, đồng thời người thực hiện cũng không có động lực thúc đẩy triển khai. Thiết lập mục tiêu trong khuôn khổ SMART sẽ khiến nhân viên phải xem xét tỉ mỉ về mục tiêu đó, đồng thời đặt ra khuôn khổ để xác định như thế nào là thành công, cách thức đạt được thành công cũng như tầm quan trọng của thành quả ấy đối với công việc, mục tiêu chung của doanh nghiệp, tổ chức.

Ví dụ, mục tiêu của một nhân viên có thể là “bán được nhiều hàng hơn”. Mục tiêu này có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau: Như thế nào là “nhiều”? Mục tiêu này được thực hiện trong thời gian bao lâu? Làm thế nào để nhân viên này đạt được mục tiêu?

Ngược lại, nếu nhân viên này đặt mục tiêu theo phương pháp SMART thì mục tiêu của anh này sẽ như sau: “Mỗi ngày tôi sẽ ghé thăm 5 doanh nghiệp mới trong khu vực Quận ABC với mục tiêu ký được thêm 10 Hợp đồng mới trước ngày 01/01.” Với mục tiêu mới này, những mong đợi trở nên rõ ràng hơn và những thông tin đong đếm được giúp người nhân viên có cơ sở và thêm tự tin.

Mô hình SMART này mang lại 3 hiệu quả sau đây cho nhân viên và doanh nghiệp:

1. Tạo môi trường trao đổi rõ ràng

Khi thiết lập mục tiêu theo phương pháp SMART này, nhân viên và nhà Quản lý cùng thấy rõ tất cả chi tiết liên quan đến mục tiêu, do đó cả hai cùng hiểu giống nhau trong một vấn đề. Nhờ vậy, khi tiến hành đánh giá hiệu quả công việc thì mọi người đều có thể lường trước, không để xảy ra tình trạng ngạc nhiên hoặc một bên nào đó nói rằng “Tôi không hề nắm được việc này.”

2. Có khả năng đo lường được

Những mục tiêu chung chung thường mang tính chủ quan, không có cơ sở để đo lường khiến quá trình đánh giá hiệu quả công việc gặp nhiều khó khăn. Ngược lại, những mục tiêu theo phương pháp SMART chỉ có hai mặt: hoặc bạn đạt được hoặc không. Công thức xác lập mục tiêu SMART mang đến những nội dung chi tiết nhất của mục tiêu để nhà Quản lý và tự nhân viên có thể đánh giá, theo dõi và kiểm tra hiệu quả và chất lượng công việc.

3. Đạt các mục tiêu của phòng ban và công ty

Trong khi các mục tiêu cá nhân có thể giúp tạo động lực cho nhân viên thì họ cũng cần xem xét tới bức tranh toàn cảnh để các mục tiêu cá nhân này của họ có thể tác động thực sự. Khi mục tiêu của nhân viên và nhà Quản lý liên kết hợp lý với nhau và với mục tiêu chung của phòng ban, công ty thì công ty sẽ phát triển nhanh chóng và hiệu quả hơn. Phương pháp đặt mục tiêu SMART này giúp thúc đẩy nhân viên tạo lập các mục tiêu cá nhân, từ đó đóng góp vào thành công chung của doanh nghiệp, tổ chức.

Hãy ứng dụng phương pháp SMART khi bạn Huấn luyện cho nhân viên

Trong quá trình đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các nhà Quản lý thường có xu hướng muốn giúp nhân viên thiết lập các mục tiêu theo phương pháp SMART. Tuy nhiên, hãy đừng làm vậy! Trong quá trình đánh giá này, nhà Quản lý đóng vai trò một Huấn luyện viên. Hãy hướng dẫn họ về phương pháp SMART để họ tự tạo lập mục tiêu cho bản thân. Sau đó bạn có thể cùng họ xem xét lại từng mục tiêu để đảm bảo từng mục tiêu này hợp lý, có khả năng đạt được, và liên kết chặt chẽ với mục tiêu chung của doanh nghiệp, tổ chức.

Nhân viên của bạn sẽ được tạo động lực lớn hơn khi họ đạt những mục tiêu mà họ tự tạo lập ra thay vì những mục tiêu được bạn giao cho. Phương pháp SMART này là một công thức đơn giản mà mọi người đều có thể theo dõi và áp dụng cho bản thân và những người xung quanh.

Tìm hiểu thêm các chương trình đào tạo về Kỹ năng Huấn luyện cùng Growth Catalyst Vietnam và các Huấn luyện viên chuyên nghiệp:

Tác giả: Eric Kilponen

Nguồn: Insperity

Goal-setting is a critical part of the performance review process. But unrealistic or vague goals can frustrate employees, killing their motivation and productivity. Goals should be written so they’re specific, measurable, achievable, relevant and timely (SMART). Using SMART performance goals leaves little to the imagination and provides clear communication between employees and supervisors.

What are SMART performance goals?

SMART performance goals are those that are:

Specific – It includes the who, what, when, where and how.

Measurable – A numeric or descriptive measure that defines quantity, quality, cost, etc.

Achievable – A goal that is within the employees’ control and influence.

Relevant – A goal that is important to the mission of the department and company.

Timely – A target date for completion or frequency of specific action steps that are important for achieving the goal.

General, broad goals can fade over the course of the year. Why? They’re weak. There’s no driving force behind them. SMART performance goals force employees not only to consider what the goal is, but also to define success, how to achieve it, and how it will play into the business as a whole.

For example, a general employee goal might be “to sell more.” This leaves a lot of room for interpretation. What’s considered “more”? What’s the time frame? How will he accomplish this?

In contrast, if your employee followed the SMART goal method, his goal would be, “Every day I will visit five new businesses within ABC County with the objective of signing on 10 more XYZ accounts by Jan. 1.” Here, the expectations are clear and there are measurable details that the employee can be held accountable for.

Here are three ways SMART goals can benefit your employees and your business:

1. Create clear lines of communication

With SMART performance goals, you and your employees can lay out all the details so you’re always on the same page. That way, when it comes to conducting a performance review, there are no surprises and neither party can say, “I didn’t know.”

2. Make a measurable difference

General goals are subjective, not measurable, making it difficult to evaluate employees’ work. Objective goals are black and white. You either achieve them or not. SMART performance goals have a straightforward formula for setting well-defined goals that include measurable details so you can easily evaluate and track your employees’ progress and performance.

3. Achieve company and department goals

While setting individual goals may motivate employees, they need to consider the bigger picture for their goals to make a real impact. If employees’ and managers’ goals are properly aligned with the overall company or department objectives for the year, the company is more likely to flourish. The SMART performance goals method helps make that happen by pushing employees to create individual goals that contribute to the overall success of your business.

Be a SMART coach

During the performance review process, you may be tempted to write your employees’ SMART performance goals for them. Don’t. The manager’s job in the review process is to be a coach. Guide employees to set appropriate goals following the SMART method. Then review the goals and ensure they’re appropriate, reasonable, achievable, and aligned with company objectives.”

Employees will be much more motivated to meet a goal that they create versus one they’re tasked with. And the SMART method provides an easy-to-follow formula that everyone can use.

Author: Eric Kilponen

Source: Insperity

For more information about Coaching courses at Growth Catalyst Vietnam: