Tin tức sự kiện
28 Sep 2019

NĂM LƯU Ý GIÚP NHÀ QUẢN LÝ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HUẤN LUYỆN

Coaching employees: 5 steps to making it more effective

Huấn luyện (Coaching) được coi là một công cụ giúp xây dựng và duy trì sự năng nổ, chủ động trong đội nhóm. Ban đầu, quá trình này có thể tốn thời gian bởi lẽ tiến hành Huấn luyện đồng nghĩa với việc bạn dạy một người để họ biết tự đánh bắt cá thay vì giúp anh ta bắt một con cá. Tuy nhiên kết quả đạt được chắc chắn xứng đáng. Khi hiệu quả Huấn luyện càng cao, các thành viên trong nhóm càng được trang bị tốt để đạt được mục tiêu trong công việc. 

Quá trình Huấn luyện định hướng tốt hơn cho từng cá nhân, thúc đẩy tư duy độc lập và hợp tác để cùng vượt qua khó khăn. Nhờ mối quan hệ xây dựng dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau, các thành viên sẽ chủ động đóng góp và làm việc năng nổ hơn. Những nền tảng vững chắc mà Huấn luyện xây dựng sẽ giúp tổ chức đạt nhiều thành công hơn.

Sau đây là một số bước giúp nhà Quản lý, Lãnh đạo tiến hành Huấn luyện và đưa ra phản hồi hiệu quả hơn cho nhân viên của mình:

1. Quyết định điều bạn muốn đạt được là gì

Trước khi thông báo một dự án mới tới nhân viên cấp dưới, bạn cần nắm rõ đâu là điều bạn muốn đạt được. Việc huấn luyện của bạn nhằm giúp họ cải thiện tốt hơn (do họ đang chưa làm đúng hướng một điều gì đó) hoặc giúp họ giải quyết một tình huống hay vấn đề đòi hỏi đào tạo, hỗ trợ chuyên môn.

Cho dù mục đích bạn huấn luyện là gì, hãy tập trung vào kết quả cuối cùng của quá trình huấn luyện và làm rõ với nhân viên những kết quả mong muốn này. Hãy xem xét bức tranh tổng thể sẽ ảnh hưởng như thế nào tới các mục tiêu chung của tổ chức và ảnh hưởng thế nào tới vai trò của nhân viên về dài hạn?

Nếu bạn có thể truyền tải rõ ràng về những điều trên, hay về kết quả nên đạt được và lý do tại sao thì bạn sẽ gắn kết hơn với nhân viên. Hãy thảo luận về những điều bạn muốn đạt được và nêu rõ những kỳ vọng bạn đặt nơi họ. Bạn có thể giúp họ hình dung các kết quả mong muốn nhưng đừng đưa ra ngay một lộ trình hay hướng dẫn cách làm trừ khi họ gặp khúc mắc và yêu cầu bạn giúp đỡ. Có thể nhân viên của bạn sẽ có những sáng kiến khác bạn và đây hoàn toàn không phải một vấn đề.

Hãy yêu cầu họ nêu ra những ý tưởng mới, kể cả khi chúng mới lạ và chưa từng được thảo luận trước đây. Có thể nhân viên của bạn sẽ nghĩ tới một câu hỏi mà chưa từng được nghiên cứu. Bạn hoàn toàn có khả năng điều chỉnh linh hoạt, trừ khi những điều mới này vi phạm những tiêu nguyên tắc, quy chuẩn của tổ chức.

2. Lựa chọn lộ trình phù hợp

Khi nhân viên đã biết rõ lý do của việc họ cần làm thì cũng là lúc chuyển sang thảo luận về cách thức để đạt được mục tiêu. Hãy đặt ra những tiêu chuẩn cụ thể của kết quả công việc và một thời hạn. Bạn đã từng làm việc này trước đây chưa? Nếu vậy, có ai trong tổ chức hay trong cùng nhóm có thể giúp bạn trong giai đoạn đầu không?

Những cuộc trò chuyện trao đổi cần được tiến hành trước, trong và sau khi hoàn thiện quá trình, đừng chỉ đưa ra cho họ hướng dẫn hay để họ tự lo liệu một mình. Cách tốt nhất để tìm ra lộ trình phù hợp là hiểu rõ khả năng và chuyên môn của nhân viên. Sẽ có một số người cần được chỉ dẫn tỉ mỉ hơn, tùy thuộc vào từng vấn đề.

Ví dụ, một nhân viên mới khi được giao một công việc không quen làm sẽ gặp khó khăn nếu không được Huấn luyện kịp thời. Ngược lại, một người thạo việc lâu năm có thể thấy khó chịu nếu cứ suốt ngày bị hỏi han. Một Huấn luyện viên giỏi sẽ thấu hiểu người được Huấn luyện, biết rõ điều gì khiến họ thấy phấn khích để từ đó đưa ra lời động viên thích hợp, khuyến khích quá trình học hỏi và phát triển của đối phương. Những Huấn luyện viên “thạo” nghề là người tìm ra cách hiệu quả nhất để truyền cảm hứng giúp đội nhóm tiến bước theo những định hướng mà họ mong muốn.

3. Bám sát vào Quy trình Huấn luyện

Huấn luyện viên cần liên tục theo dõi quá trình và khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi về những vấn đề họ quan tâm hay gặp khúc mắc. Hãy nhớ đừng quản lý vi mô đối với nhân viên cấp dưới. Bạn có thể định hướng, chỉ dẫn và khích lệ khi cần thiết, nhưng đừng tước mất quyền tự do và tự chủ trong công việc của họ. Hỗ trợ tích cực và quản lý vi mô là hai phạm trù hoàn toàn khác nhau mà một Huấn luyện viên giỏi cần làm rõ để tránh những ảnh hưởng tiêu cực lên nhân viên.

Bạn có thể đánh giá sự tiến triển của nhân viên theo những mốc hoặc giai đoạn mà hai bên đã thống nhất với nhau từ đầu. Khi cần điều chỉnh lộ trình hay các mốc thời gian, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ thảo luận với nhân viên và làm rõ tầm quan trọng của việc thay đổi hay điều chỉnh này đối với toàn bộ quá trình Huấn luyện.

4. Phản hồi

Phản hồi là quá trình hai chiều đòi hỏi nhân viên phải trao đổi về bất cứ vấn đề nào nảy sinh và Huấn luyện viên (đồng thời là nhà Quản lý) cần đưa ra những nhận định mang tính xây dựng về quá trình tiến triển của nhân viên cũng như để họ có thể cải thiện hơn. Hãy cố gắng tránh đưa ra phản hồi tiêu cực, nhưng chắc chắn sẽ có những thời điểm bạn cần thẳng thắn và thành thật.

Để đưa ra phản hồi một cách thẳng thắn mà không quá tiêu cực, hãy lưu ý:

  • Đừng mập mờ
  • Đưa ví dụ cụ thể
  • Chỉ rõ cho nhân viên thấy điều gì chưa đúng
  • Chỉ ra cách làm phù hợp, đúng đắn hơn
  • Giải thích lý do nên lựa chọn cách thức mà bạn đề nghị

Hãy đảm bảo nhân viên của bạn có đầy đủ tài nguyên và điều kiện để đạt được mục đích. Bạn có thể giúp đỡ họ loại bỏ một số khó khăn có thể cản trở trong quá trình thực hiện công việc của họ. Hãy luôn khích lệ và sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết vì mục tiêu của bạn là giúp đỡ nhân viên học hỏi, phát triển.

5. Xem lại và điều chỉnh

Hãy hẹn gặp mặt lần cuối để xem xét lại toàn bộ quá trình, thảo luận điểm nào hiệu quả và điểm nào không cũng như những cách làm khác có thể giúp cải thiện trong những lần sau. Bạn cũng đừng quên dành thời gian chúc mừng và tuyên dương, khen thưởng những thành tựu mà nhân viên đạt được. Đó là cơ hội giúp nhân viên cảm nhận được sự xứng đáng của những nỗ lực và cố gắng mà họ đã bỏ ra, cũng như khích lệ họ tiếp tục phát triển trong tương lai.

Tìm hiểu thêm các chương trình đào tạo về Kỹ năng Huấn luyện cùng Growth Catalyst Vietnam và các Huấn luyện viên chuyên nghiệp:

Tác giả: Michelle Kankousky

Nguồn: Insperity

 

Coaching employees is the key to building and maintaining a self-motivated staff. Initially, it will take extra time – the whole teach-a-man-to-fish process versus just catch-a-man-a-fish. But the results are worth the investment.

The better you coach, the more prepared your team will be to achieve their goals. Successful coaching guides employees in the right direction but promotes independent thinking and team collaboration to overcome obstacles. This in turn fosters a relationship of trust and empowers the team to act dynamically.

That fundamental coaching will be the foundation upon which sound processes are built and maintained. All these elements combined enable your company to unlock ever higher degrees of success.

Follow these steps to make your coaching and feedback process more effective.

1. Decide what you want to accomplish

Before you go to your employees with a new project, you need to be clear in your own mind about what you want them to accomplish.

Coaching employees tends to be two-fold. Either you’re coaching them for improvement (or because they’re doing something wrong); or you’re coaching them on a new process or topic that requires training.

Whatever the reason, focus on what the end result should look like more than how you think they should get there. Think about the big picture. How will it affect your overall company objectives? How will it affect your employees’ role in the long run?

If you can convey this and what the outcome should be and why, you’re more likely to get buy-in from employees. Discuss what you want to achieve and be clear about your expectations.

Give them a picture of the desired result, but do not necessarily give them the road map on how to get there unless they ask for one. They may have a different way of going about it than you do, and that’s OK.

Ask for their input and ideas. Maybe they bring something new to the table that hasn’t been studied before. Perhaps they bring up a question on something that hadn’t been thought of previously. A coach has the flexibility to adjust unless it is something involving a standard procedure.

2. Choose the right path

Now that the employee knows the why of this effort it’s time to talk about how to get there.

Set specific criteria for what the output should include and a timeline. Has this ever been done before? If so, is there someone else within the company or team who might provide some first-hand advice?

Communication should come before, during and after the process. It’s important not to just give them instructions and send them on their way.

A key in determining the best approach is to know your employees’ skill sets and areas of expertise. Some will need more instruction than others, depending on the topic.

For instance, a new employee attempting an unfamiliar task might grow frustrated without a considerable amount of coaching. Conversely, an experienced employee might find that same coaching bothersome.

An effective coach knows their pupils to some degree on a personal level. Understanding what gets them excited can help persuade someone grow or change by framing the advice in a way that is most effective.

The top coaches find the best way to train and inspire to get the team moving in the desired direction.

3. Stay on top of the process

Circle back at regular intervals to check progress and encourage employees to ask questions if they have any concerns or issues.

Don’t overdo it by micromanaging your staff. Be there to guide, instruct and offer encouragement and direction as needed, but give them freedom and autonomy.

Another challenge for the coach is correcting without doing so in a negative tone. There’s a fine line between good support and micromanaging, and the best coaches know how to avoid crossing that barrier.

Measure the employee’s progress against the timeline and milestones you set and agreed upon. If you need to adjust the timing, discuss it with the empl

4. Give feedback

Feedback is a two-way process. Employees must communicate any issues. You, as a coach, must respond with constructive feedback on their progress and how they can improve.

Reassure your employees, and try to keep the message positive, but don’t sugar coat it.  Feedback can be hard when the outcome isn’t going great, but you need to be straightforward and honest. You’re not doing the employee any favors if you’re not.

To provide straightforward feedback:

  1. Don’t be vague
  2. Provide examples
  3. Tell them what wasn’t done right
  4. Show how it should be done differently
  5. Explain why it should be done a certain way

Ensure your employees have every necessary resource to meet the goal. Help them remove unforeseen obstacles or consequences that may hinder their progress.

Always remember to be encouraging and to help them through the training. Your goal is to help them grow and learn. Sometimes people need a little optimism to keep them going.

5. Review and recalibrate

Meet a final time with your employees to look back on the project as a whole. Discuss what worked, what didn’t and what could be done differently next time. Make time to celebrate success and reward their accomplishments.

Positive reinforcement helps make the extra effort feel worth it to your employees and encourages them to keep moving forward.

For more information about Coaching courses at Growth Catalyst Vietnam:

Writer: Michelle Kankousky

Source: Insperity

COMMENT