HUẤN LUYỆN NHÂN VIÊN KHI CHÍNH HỌ KHÔNG NHẬN RA CẦN ĐƯỢC GIÚP ĐỠ

Bạn có những nhân viên khó tiếp cận? Đó là người khó gắn kết hoặc không sẵn sàng chấp nhận sự giúp đỡ, không cởi mở để học hỏi những điều mới mẻ? Đây rõ ràng là một khó khăn trong quản lý, lãnh đạo nhưng nhà Quản lý, Lãnh đạo hoàn toàn có khả năng vận dụng kỹ năng để biến thách thức này thành một cơ hội. Có lẽ trong một số trường hợp vấn đề nằm ở nhân viên. Tuy vậy cũng có thể từ trước đến nay bạn và những người Quản lý tiền nhiệm đã vô tình bỏ lỡ một số cơ hội giúp đỡ nhân viên này hoạch định một lộ trình phát triển cụ thể, rõ ràng.

Ba lý do nhân viên của bạn khó tiếp cận

Hiểu được bản chất vấn đề tại sao nhân viên lại không chịu thay đổi, không cởi mở đối với việc đào tạo hay gắn kết là điều không dễ dàng, nhưng chắc chắn kết quả thu được sẽ xứng đáng với sự đầu tư về thời gian và công sức của nhà Quản lý. Một số yếu tố ảnh hưởng tới sự thiếu linh hoạt của nhân viên bao gồm:

Thiếu động lực - Đây có thể là hệ quả của việc không hiểu rõ vai trò của họ trong bức tranh tổng thể về mục tiêu của tổ chức, hoặc do nhận được những phản hồi tiêu cực hay thậm chí không được quan tâm nên chẳng nhận được bất cứ phản hồi nào từ đồng nghiệp và cấp trên. Hãy ghi nhớ rằng không phải tất cả mọi người đều được truyền động lực bởi những lý do giống nhau.

Thiếu kiến thức - Nhân viên có thể không hiểu rõ việc họ cần làm là gì. Họ có thể thiếu kỹ năng để thực hiện công việc và không muốn/không dám thừa nhận sự thiếu hụt này của mình. Vấn đề này có thể liên quan đến lòng tự tôn: “Tôi đúng là không biết làm, nhưng tôi quá tự tôn để đi hỏi hay đi nhờ người khác.”

Thiếu tin tưởng - Nhân viên có thể đã từng không nhận được sự ủng hộ từ đồng nghiệp hoặc cấp trên, hay họ có thể thiếu niềm tin vào những quyết định được đưa ra. Họ có thể đã từng phải làm việc ở một môi trường thật tệ nên hoàn toàn không có niềm tin vào mọi người xung quanh.

Vượt qua rào cản khó khăn

Để vượt qua những rào cản này, nhân viên cần cảm nhận và hiểu được rằng bạn quan tâm đến họ. Sự quan tâm này có thể không dựa trên cơ sở tình cảm cá nhân mà bạn hoàn toàn có thể quan tâm trên cương vị một nhà Quản lý, Lãnh đạo.

Bạn có thể chia sẻ một cách thành thật với nhân viên của mình rằng bạn cam kết và tận tâm với thành công của cá nhân họ? Là một nhà Quản lý hay Lãnh đạo, một trong những thành tựu lớn nhất của bạn trong tổ chức là phát triển con người để mọi người đều thành công. Tuy nhiên, bằng cách nào bạn có thể đạt được điều dường như là không tưởng đó? Điều này nghe có vẻ thật đơn giản, nhưng hãy bắt đầu với SỰ TIN TƯỞNG.

Xây dựng một nền tảng tin tưởng

Thẳng thắn với nhân viên là cách phát triển niềm tin nhanh nhất. Mặc dù bạn không thể chia sẻ mọi thứ đang diễn ra ở cấp độ lãnh đạo, quản lý nhưng giao tiếp với đội nhóm chính là nền tảng để thiết lập một mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau. Hãy nhớ rằng nhà Lãnh đạo không phải là kẻ bất bại. Là một nhà Lãnh đạo, bạn có thể có nhiều mối bận tâm và lo ngại tương tự như nhân viên trong nhóm của mình. Hãy trò chuyện với họ về những điểm mạnh, điểm yếu và cách bạn có thể giúp đỡ người khác phát huy. Nếu nhân viên cảm thấy rằng bạn đang có một mục đích nào khác hoặc bạn đang không thành thật thì sẽ rất khó để Huấn luyện (Coach) họ.

Ví dụ, nếu công ty đang trải qua giai đoạn khó khăn, hãy thành thật về tình trạng này. Chẳng hạn bạn chỉ còn thời gian quý IV để hoàn thành chỉ tiêu, cứu vớt cả một năm “thất bát”. Bạn không cần nói rằng nếu không đạt chỉ tiêu quý cuối thì kết quả sẽ thảm hại ra sao, nhưng bạn hoàn toàn có thể chia sẻ rằng chúng ta đang không đảm bảo kế hoạch và cần nhanh chóng cải thiện. Hãy trình bày kế hoạch của bạn và chỉ rõ vai trò của từng thành viên trong nhóm trong kế hoạch lớn lần này.

Chia sẻ Mục tiêu của tổ chức

Tất cả nhân sự nên biết rõ họ đang làm việc để hướng tới điều gì, đâu là mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức? Mỗi đội nhóm và từng cá nhân trong tổ chức cũng nên có những mục tiêu riêng. Hãy cho nhân viên thấy tài năng và năng lực của họ đóng góp thế nào cho mục tiêu chung và tại sao họ lại quan trọng với tập thể. Nói với họ rằng “Tôi sát cánh với bạn, tôi quan tâm đến thành công của bạn.”

Ví dụ, một bộ phận trong công ty không làm việc đúng thời hạn được giao và làm ảnh hưởng đến những hoạt động tiếp theo của công ty. Việc bạn nói rõ với các nhân viên sự chậm trễ này ảnh hưởng thế nào tới công việc chung sẽ cho họ thấy rõ vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện như sau: “Tôi không chắc anh đã hiểu rõ vai trò của anh đối với kết quả cuối cùng quan trọng như thế nào hay chưa. Nhưng nếu chúng ta không hoàn thành đúng thời hạn thì chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến công việc chung của công ty đấy.” Lúc này nhân viên của bạn có thể sẽ trả lời được câu hỏi “Việc tôi làm có liên quan như thế nào đến công việc chung của tổ chức?”

Luôn ghi nhớ: Mức độ thành công của bạn ngang bằng với mức độ thành công của đội nhóm bạn đang quản lý.

Xác định động lực

Hãy ngồi xuống và trò chuyện với từng cá nhân trong nhóm để tìm ra điều gì giúp thúc đẩy họ. Nếu đó không phải là đãi ngộ hay mức tiền lương cao hơn như tất cả những thứ bạn đang dành cho nhân viên thì có lẽ bạn vẫn chỉ đang quanh quẩn mà chưa đạt được hiệu quả trong việc thúc đẩy nhân viên. Mỗi người tìm thấy động lực và đam mê ở những thứ khác nhau. Bạn không thể mong đợi rằng một thứ thúc đẩy nhân viên A sẽ phát huy hiệu quả tương tự với nhân viên B. Có thể một người sẽ được tiếp thêm năng lượng khi thất những ý tưởng mới, một người khác thì quan tâm đến quy trình, trong khi sẽ có người lại thích được nghe những lời lẽ tán dương từ đồng nghiệp hay cấp trên.

Ví dụ bạn có một nhân viên cấp dưới tìm thấy động lực làm việc ở những kết quả tích cực trong công việc. Nhưng bạn không coi trọng thành quả của anh ta và chỉ trao đổi với anh ta khi có vấn đề cần giải quyết - tức là một điều gì đó tiêu cực. Cuối cùng, anh ta không muốn gắn kết với bạn vì anh ta biết rằng đó chỉ có thể là một cuộc trò chuyện tiêu cực.

Có một số câu hỏi bạn có thể đặt ra cho một nhân viên không có động lực để xác định lý do tại sao họ lại rơi vào tình trạng đó, cụ thể như sau:

Anh có cần thêm thông tin về vai trò của mình không?
Anh có cần được dạy hay đào tạo gì thêm không?
Có bất cứ nguồn lực nào (thiết bị, công cụ, v.v.) mà tôi cần cung cấp cho anh không?
Tại sao anh lại nghĩ mình đang gặp khó khăn?

Weight Watchers là một ví dụ tốt mà bạn có thể học hỏi về cách tạo động lực cho nhân viên. Các thành viên ở Weight Watchers gặp mặt hàng tuần và tiến hành trao đổi với cố vấn của họ. Họ bám sát theo một chương trình và báo cáo lại mỗi tuần, chia sẻ những điều đã được cải thiện. Họ có những người giúp Huấn luyện trong suốt quá trình để tìm kiếm động lực, đãi ngộ và các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc.

Huấn luyện và Phát triển mối quan hệ

Vậy là bạn vừa xây dựng niềm tin, chia sẻ mục tiêu của tổ chức và nói cho nhân viên nghe vai trò của họ đối với thành công của tổ chức. Bây giờ bạn có thể tiến hành Huấn luyện và tiếp tục xây dựng mối quan hệ với nhân viên. Huấn luyện cho nhân viên có lòng tự tôn cao là điều không dễ dàng. Họ hoàn toàn có thể cảm thấy bị tổn thương khi bạn nói đến những điểm mạnh và điểm yếu.

Với những nhân viên đang cảm thấy không chắc chắn này, điều quan trọng là bạn cần gần gũi và kiên trì đề cập lại về những mục tiêu và mục đích của họ. Mục tiêu không phải là thứ mà bạn viết ra rồi lãng quên cho đến tận lúc đánh giá định kỳ hàng năm. Những mục tiêu đó là thứ họ coi trọng nên việc thường xuyên thảo luận về những mục tiêu này là rất quan trọng. Hãy tiến hàng cứ đều đặn mỗi hai tuần hoặc mỗi tháng và xem điều gì hiệu quả, điều gì không. Đồng thời, đừng quên nhắc đến những thành tựu hay những thứ giúp tạo động lực cho họ.

Kết luận

Điểm mốc đầu tiên của quá trình Huấn luyện cho bất cứ đối tượng nào cũng đều là xây dựng mối quan hệ. Bạn không thể bắt đầu bằng cách nói với đối phương: “Anh cần được Huấn luyện và Tôi ở đây để Huấn luyện cho anh.”

Đây là một quá trình đòi hỏi phải đầu tư thời gian và sự phát triển. Hãy bắt đầu với sự tin tưởng và thẳng thắn. Hãy đặt câu hỏi, tìm hiểu điều gì tạo động lực cho đối phương và thiết lập những mục tiêu rõ ràng để bắt đầu hành trình Huấn luyện. Đối phương thật sự muốn biết: Tại sao việc này lại quan trọng đối với tôi?

Tìm hiểu thêm các chương trình đào tạo về Kỹ năng Huấn luyện cùng Growth Catalyst Vietnam và các Huấn luyện viên chuyên nghiệp:

Tác giả: Jennise Chafford

Nguồn: Insperity

Biên dịch: Growth Catalyst Vietnam

Do you have an employee who’s hard to reach? Someone who’s disengaged or unwilling to accept help or learn something new? While you might think it’s a lost cause, it could be an opportunity for you. A lot of time, we think the fault lies with the employee, and it might. But it’s likely there have been several missed opportunities along the way for you to develop a road map for growth for that employee.

3 reasons your employees are stonewalling

Getting to the bottom of why an employee resists change, training or engagement isn’t easy – but it’s worth your time and effort and will help you become an extraordinary leader. Some factors that affect an employees’ inflexibility include:

A lack of motivation – This could be anything from not knowing how their job fits the bigger picture of company goals to receiving negative – or no – feedback. Remember, not everyone is motivated by the same things.

A lack of knowledge – Employees may not understand what they’re supposed to do. They may lack the skills to do the job and don’t want to admit it. There could be a fear of failure attached to this. In addition, it could be a matter of pride: “I don’t know what to do, but I’m too proud to ask.”

A lack of trust – Employees could have a history of having the rug pulled out from under them, a lack of support from a supervisor or teammate or a lack of faith in the decisions being made. Maybe your new employee came from a workplace with a horrible company culture or was just laid off.

Overcoming barriers

To overcome these barriers, your employees need to know you care about them. It doesn’t have to be on a personal level, but as a leader.

Can you honestly tell your employees that you are committed to their success?

As a leader, one of your greatest achievements in the organization is to develop your people – so everyone can be successful. But, how do you reach the unreachable? It may sound simple, but it starts with trust.

Lay a foundation of trust

Transparency with your employees is the quickest way to develop trust. While you may not be able to share everything going on at the leadership level, communicating with your team is the cornerstone of establishing a trust relationship.

Remember that leaders aren’t invincible. As a leader, you probably have many of the same concerns and fears as your team. Talk to them about strengths and weaknesses, and how you can help each other work on those.

If it seems to employees that there’s a hidden agenda and you’re not being honest, it’s going to be difficult to coach them.

For example, if your company is going through a tough time, be honest about it. Let’s say you’ve had a rotten year, and you’re coming up on the fourth quarter. You and your team must knock it out of the park, or there may be “consequences” at the first of the year. You don’t have to say that there will be layoffs if your team doesn’t meet its goals. But, you can tell the truth about being behind, that you have a plan for fixing it and how they play a part in turning things around.

That leads us to our next tip…

Share company goals

All of your employees should know what they’re working toward – what are the company’s mission and goals? Teams and individuals within the company also should have their own goals.

Let your employees know how their talents contribute to those goals and why they’re important to the team. Tell them, “I am in this with you; I care about your success.”

For example, you have a medical billing and coding department that isn’t submitting claims in a timely manner. Down the line, this will result in a delay in receiving payments. Telling your employees how their delays result in a financial burden for the company shows them how their work plays into the company’s goals. The conversation might begin like this:

“I don’t know if you all realize how important our role is in the company’s ultimate success. If we don’t do our jobs efficiently, it can result in the company not getting paid by its customers on time.”

Your employees should be able to answer the question, “How does what I do relate to the global perspective of the company?”

Remember: You are only as successful as your team.

Determine motivation

Sit down and have individual conversations with your employees to find out what really motivates them. If it’s not incentives or a higher pay grade – and that’s all you’re offering – then you might be chasing your tail.

People find passion and inspiration in different places. You can’t expect the things that motivate one employee to work for another.

You might have one person who gets energized by seeing an idea come to light, while another finds bliss in the process, and yet another wants to hear words of praise for a job well done.

Let’s say you have an employee who is motivated by positive outcomes. But you take the successes for granted and only talk to that employee when something needs to be addressed – something negative. Eventually, they won’t want to engage with you because they know it’s only going to be a negative conversation.

Some questions that you might ask an unmotivated employee to find out why they’re stuck:

Do you need more information about your role?
Do you need continuing education or further training?
Are there any resources (equipment, tools, etc.) that I need to get for you?
Why do you think you’re stalling out?

Take Weight Watchers as an example for how you might motivate an employee. Members meet weekly and check in with their counselor. They stick to a program and return each week, anticipating that they’ve improved. There are counselors to coach them along the way with motivation, incentives and performance indicators.

You can do the same thing in the workplace.

Coach and cultivate the relationship

So, you’ve built trust, you’ve shared the company’s goals and you’ve told them how their jobs play a role in the bigger picture.

Now, it’s time to keep the ball rolling through coaching and continuing to build relationships.

Coaching can sometimes be painful, awkward or scary – especially if employees have a lot of pride. They can feel exposed and vulnerable when you discuss strengths and weaknesses.

So, for these employees who are feeling unsure, it’s important for you to stay close and consistently refer back to their goals and objectives. Goals aren’t something you write down and forget until performance review time in a year.

Those goals are their anthem. It’s important to discuss them regularly – perhaps biweekly or monthly – and determine what’s working and what’s not. And, don’t forget to find a way to acknowledge their accomplishments, according to what motivates them.

If you’ve done your job, employees should never be surprised by the results of an annual review because you should’ve been going over their performance goals all along the way.

In a nutshell

It all boils down to first building a relationship with your employees. You can’t start off by saying, “You need to be coached; I’m here to coach you.”

It’s something that takes time and development – and starts with trust and transparency. Ask questions, understand what motivates them and set clear objectives to get the ball rolling. What they really want to know is: Why is this important for me?

For more information about Coaching courses at Growth Catalyst Vietnam:

Writer: Jennise Chaffold

Source: Insperity

Translator: Growth Catalyst Vietnam