Huấn luyện nhân viên là chìa khóa để xây dựng và duy trì đội ngũ nhân viên năng động. Ban đầu, hoạt động này sẽ mất thêm nhiều thời gian, bởi so với việc bắt cho nhân viên một con cá, thì Huấn luyện là quá trình dạy cho họ cách để bắt cá như thế nào. Tuy nhiên, kết quả của quá trình này sẽ đem lại những kết quả vô cùng xứng đáng.

Bạn càng Huấn luyện tốt, nhóm của bạn sẽ càng có được sự chuẩn bị kỹ càng để đạt được những mục tiêu đề ra. Thành công trong việc Huấn luyện không chỉ giúp nhân viên của bạn đi đúng hướng mà còn thúc đẩy tư duy độc lập và tinh thần hợp tác nhóm để vượt qua những trở ngại trước mắt. Không chỉ dừng lại ở đó, điều này còn thúc đẩy mối quan hệ dựa trên lòng tin, đồng thời trao quyền để nhóm của bạn làm việc một cách linh hoạt.

Việc Huấn luyện cơ bản sẽ là nền tảng để cho quá trình Huấn luyện được tạo lập và duy trì. Tất cả những yếu tố này kết hợp lại sẽ cho phép công ty của bạn chạm đến mức độ thành công cao hơn bao giờ hết.

Thực hiện theo các bước sau sẽ giúp quá trình huấn luyện và phản hồi của bạn hiệu quả hơn.

1. Quyết định những điều bạn muốn thực hiện

Trước khi giao cho nhân viên của mình một dự án mới, bạn cần phải tự làm rõ về những điều mà bạn muốn họ thực hiện.

Huấn luyện thường được áp dụng cho hai mục đích. Thứ nhất là Huấn luyện để giúp nhân viên cải thiện (hoặc bởi vì nhân viên đang làm sai điều gì đó); thứ hai là Huấn luyện nhân viên về một quy trình mới hoặc một chủ đề cần được đào tạo.

Bất kể lý do là gì, hãy tập trung vào việc hình dung ra kết quả cuối cùng, hơn là suy nghĩ về việc nhân viên của bạn làm được điều đó như thế nào. Hãy nghĩ đến bức tranh toàn cành. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến những mục tiêu chung của công ty như thế nào, và ảnh hưởng đến vai trò của nhân viên trong dài hạn ra sao?

Nếu bạn có thể tự hình dung được kết quả cuối cùng sẽ như thế nào và tại sao lại đạt được điều đó, bạn sẽ có khả năng lớn hơn trong việc có được lòng tin của nhân viên. Hãy thảo luận về những điều bạn muốn đạt được và hiểu rõ về những mong muốn của mình.

Hãy cung cấp cho nhân viên bức tranh về kết quả mà bạn mong muốn, nhưng không nhất thiết cung cấp cho họ phương thức để đạt được kết quả đó, trừ khi họ hỏi. Nhân viên có thể có những cách khác nhau để đi đến kết quả cuối cùng, và điều đó hoàn toàn ổn.

Hãy hỏi nhân viên về những thông tin đầu vào cũng như ý tưởng của họ. Rất có thể, họ sẽ đem tới điều gì đó mới mẻ chưa từng được đem ra thảo luận trước đây. Cũng có thể, nhân viên sẽ đưa ra những câu hỏi hay bất cứ một điều gì đó chưa được xem xét. Một nhà Huấn luyện cần phải linh hoạt điều chỉnh trừ khi những gì đang nói đến liên quan đến một quy trình chuẩn.

2. Lựa chọn hướng đi đúng

Khi mà nhân viên của bạn đã hiểu được lý do cho những nỗ lực Huấn luyện, thì bây giờ là thời gian để bàn tới phương thức làm việc.

Hãy đặt ra những tiêu chí cụ thể đối với từng đầu mục công việc phải hoàn thành, cũng lên lịch cho những việc đó. Những việc này đã bao giờ được thực hiện trước đây chưa?  Nếu câu trả lời là rồi, thì liệu có ai khác trong công ty hoặc trong nhóm có thể đưa ra lời khuyên mang tính kinh nghiệm hay không?

Các cuộc hội thoại cần diễn ra trước, trong và sau quá trình thực hiện một nhiệm vụ hay dự án. Điều quan trọng là bạn không chỉ đưa cho họ những hướng dẫn và để họ làm việc.

Chìa khóa trong việc xác định cách tiếp cận tốt nhất là biết rõ bộ kỹ năng và lĩnh vực chuyên môn của nhân viên. Tùy thuộc vào chủ đề Huấn luyện, một số người sẽ cần nhiều chỉ dẫn hơn so với người khác, phụ thuộc vào chủ đề.

Ví dụ, một nhân viên mới đang nỗ lực thực hiện một công việc còn lạ lẫm rất có thể sẽ cảm thấy thất vọng và mệt mỏi nếu như không được tiếp nhận những buổi Huấn luyện đầy đủ. Ngược lại, những nhân viên dày dặn kinh nghiệm có thể sẽ coi việc Huấn luyện như trên là tốn thời gian.

Một nhà Huấn luyện hiệu quả sẽ hiểu rõ nhân viên của mình tới một mức độ nào đó trên cơ sở cá nhân. Hiểu được điều gì khiến cho nhân viên cảm thấy hứng thú có thể giúp khích lệ nhân viên phát triển hoặc thay đổi, bằng cách đưa ra những lời khuyên theo cách hiệu quả nhất.

Những nhà huấn luyện hàng đầu đã tìm ra cách tốt nhất để đào tạo và truyền cảm hứng để nhóm đi theo một định hướng mong muốn nào đó.

3. Nắm bắt tiến độ của công việc

Circle back at regular intervals to check progress and encourage employees to ask questions if they have any concerns or issues.

Kiểm tra tiến độ định kỳ và khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi nếu họ có bất kỳ mối quan tâm hoặc vấn đề nào cần giải quyết.

Tuy nhiên, đừng làm quá bằng cách quản lý vi mô nhân viên của mình. Hãy ở bên để hướng dẫn, chỉ bảo và đưa ra những lời động viên cũng như định hướng khi cần thiết, song vẫn luôn chắc chắn rằng nhân viên có được sự tự chủ và tự do trong công việc.

Một thách thức khác nữa cho những nhà quản lý huấn luyện, đó là sửa lỗi của nhân viên mà không dùng giọng điệu mang tính tiêu cực. Có một lằn ranh mỏng giữa sự hỗ trợ tích cực và quản lý vi mô, và những nhà huấn luyện tốt nhất cần biết được cách để tránh vượt qua ranh giới đó.

Đo lường tiến độ làm việc của nhân viên dựa trên các mốc thời gian được đưa ra và nhất trí. Nếu bạn cần điều chỉnh thời gian, hãy thảo luận điều đó với nhân viên và chỉ ra tầm quan trọng của việc điều chỉnh đó có thể có (hoặc có thể không) đối với thành công của dự án.

4. Đưa ra phản hồi

Phản hồi là một quá trình mang tính hai chiều. Nhân viên cần phải truyền đạt thông tin về các vấn đề. Bạn, với tư cách là một nhà huấn luyện, cần đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng về tiến trình hoàn thành công việc của nhân viên cũng như cách mà họ có thể cải thiện điều đó.

Hãy trấn an nhân viên của bạn, và cố gắng giữ thông điệp tích cực, nhưng đừng làm quá hay tô hồng mọi chuyện. Đôi khi kết quả công việc không tốt khiến cho việc đưa ra phản hồi trở nên khó khăn, nhưng bạn cần thẳng thắn và trung thực. Bạn không nên đưa ra bất kỳ ưu ái nào đối với nhân viên của mình.

Để đưa ra những phản hồi thẳng thắn, bạn cần phải chú ý những điểm sau:

1. Đừng mơ hồ
2. Cung cấp các ví dụ
3. Liệt kê những điều chưa được thực hiện đúng
4. Chỉ ra cách mà công việc đó nên được thực hiện
5. Giải thích tại sao công việc đó nên được thực hiện theo một cách nhất định

Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn có mọi nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu. Giúp đỡ họ loại bỏ những trở ngại không lường trước được hoặc những hậu quả có thể cản trở tiến trình làm việc của họ.

Luôn ghi nhớ việc khuyến khích và giúp đỡ nhân viên thông qua quá trình đào tạo. Mục tiêu của bạn là giúp họ phát triển và học hỏi. Đôi khi, con người cần những năng lượng lạc quan để giữ họ luôn tiến lên phía trước.

5. Nhìn lại và hiệu chỉnh

Tổ chức một cuộc họp cuối cùng với nhân viên và nhìn lại toàn bộ dự án. Thảo luận về những điều đem lại hiệu quả, những điều không và cả những điều cần được thay đổi trong dự án tới. Dành thời gian để ăn mừng thành công và trao thưởng cho những thành quả của nhân viên.

Củng cố tích cực giúp nhân viên cảm thấy rằng những nỗ lực của họ là hoàn toàn xứng đáng, là nguồn động viên giúp họ tiếp tục tiến về phía trước.

5 yếu tố quan trọng để tạo nên hoạt động Huấn luyện thành công

1. Gắn kết hoạt động Huấn luyện với giá trị cốt lõi của công ty

Huấn luyện là chìa khóa để đạt được mục tiêu của công ty. Do đó, việc huấn luyện nên dựa trên các giá trị cốt lõi của tổ chức.

Những giá trị đó sẽ trở thành lý do cho những lời khuyên và động viên mà bạn đưa ra. Với cách suy nghĩ đó, việc huấn luyện của bạn sẽ giảm bớt tính cá nhân và tập trung vào văn hóa mà bạn muốn duy trì trong tổ chức của mình.

Việc cả bạn và nhân viên của bạn cùng nhìn vào bức tranh lớn hơn giúp 2 bên có thê hiểu, đồng cảm và tiếp nhận đối phương nhiều hơn.

2. Hiểu được điều gì thúc đẩy nhân viên

Bạn hoàn toàn có thể hỏi nhân viên một cách thẳng thắn, trong những buổi họp 1:1 về điều khiến họ cảm thấy có động lực. Hoặc bạn cũng có thể đưa ra bảng câu hỏi cho toàn bộ nhân viên của mình về vấn đề này.

Bên cạnh đó, trò chuyện ngẫu nhiên với nhân viên để tìm hiểu họ làm gì vào cuối tuần và sở thích của họ cũng là một gợi ý. Nhiều khả năng nhân viên sẽ nỗ lực nhiều hơn khi làm việc cho một nhà lãnh đạo thực sự quan tâm đến lợi ích của họ.

Khía cạnh con người tồn tại rất rõ trong Huấn luyện. Một Huấn luyện viên luôn la hét với các cầu thủ sẽ có thể thấy rằng hành động đó không hề đem lại hiệu quả. Thay vào đó, nếu huấn luyện viên đi sâu tìm hiểu những thông tin nền của các cầu thủ, anh ta sẽ có thể nói được ngôn ngữ của các học trò của mình và từ đó động viên họ một cách tốt hơn.

3. Duy trì tính hợp tác

Bất kể tình huống là gì, các cuộc đối thoại huấn luyện cần duy trì tương tác hai chiều với nhiều cơ hội phản hồi và thảo luận giữa Coach và Coachee. Bằng cách này, bạn sẽ củng cố được trách nhiệm của nhân viên và cho họ thấy lãnh đạo sẽ không làm mọi việc thay cho họ.

Việc thiết lập một mối quan hệ tốt với nhân viên giúp bạn cải thiện mọi tương tác với họ và giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Huấn luyện hiệu quả có thể xây dựng niềm tin từ mọi phía và duy trì sự cải thiện trong công việc ở mọi thời điểm.

4. Hiểu rõ động lực trong nhóm

Là một nhà Huấn luyện, bạn chắc chắn sẽ không muốn đưa nhân viên vào một dự án mà họ không thể làm việc tốt cùng nhau. Nếu việc này là không thể tránh, hãy giúp nhân viên tìm ra điểm chung. Cuối cùng, mục tiêu của bạn là đạt được kết quả tốt nhất có thể cho tổ chức.

Tất cả điều này đều quay trở về với câu chuyện Huấn luyện. Nếu bạn không sẵn sàng đầu tư thời gian, các nguồn lực và kỹ năng để huấn luyện một nhân viên, thì thành công là điều khó có thể xảy ra.

5. Sự cân bằng giữa khoa học và nghệ thuật

Huấn luyện được tạo ra để giúp tất cả mọi người thành công. Những nhà Huấn luyện hiệu quả là những người lắng nghe và truyền cảm hứng. Họ xây dựng những mối quan hệ tin cậy bền chặt, dựa trên kỹ năng giao tiếp tuyệt vời cùng với khả năng thấu hiểu con người.

Người huấn luyện phải sẵn sàng làm việc với nhân viên, và chịu trách nhiệm nếu như có những việc không được hoàn thành tốt.

Bạn có thể hướng dẫn nhân viên từng bước một về cách để làm một công việc gì đó. Song bạn không huấn luyện mọi người theo cùng một cách. Một số người cần huấn luyện trực quan hơn, một số người khác cần lắng nghe, trong khi nhiều người khác cần được tham gia vào các tình huống thực tiễn. Mỗi người lại có những động lực làm việc khác nhau.

Sự đa dạng của các yếu tố cũng như tính cách khiến cho Huấn luyện cần tới sự hài hòa giữa khoa học và nghệ thuật. Nếu như được thực hiện một cách chính xác, Huấn luyện có thể giúp nhân viên và công ty của bạn đạt được những thắng lợi nhất định.

Nguồn: Insperity