Có hai cách giúp Nhà Quản lý nâng cao chất lượng và tần suất tiến hành Huấn luyện: dựa chủ yếu vào lịch trình, hoặc dựa theo các sự kiện thực tế.

Theo nghiên cứu của Human Resource Executive (HRE), có đến 77% chuyên viên nhân sự trong tổ chức được hỏi đều khẳng định ưu tiên quản lý hiệu quả công việc hàng đầu của họ chính là nâng cao tần suất của các cuộc hội thoại giữa quản lý và nhân viên.

Như vậy, có thể thấy rằng, phương pháp Huấn luyện (Coaching) chính là chìa khóa để các nhà Quản lý nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức.

Về cơ bản, có hai cách để nâng cao chất lượng và tần suất tiến hành Huấn luyện: dựa chủ yếu vào lịch trình, hoặc dựa theo các sự kiện thực tế.

Huấn luyện thường kỳ

Tăng cường các cuộc thảo luận, trò chuyện đã được lên kế hoạch từ trước sẽ tác động tích cực lên thái độ của nhân viên và quan điểm của chính người quản lý. Tuy nhiên, không chỉ dừng lại ở những cuộc trò chuyện thông thường dạng “Có vấn đề gì vậy?”, các Nhà Quản lý thực sự có thể “nâng cấp” những cuộc trò chuyện Huấn luyện thường kỳ này theo những lưu ý sau:

• Tiến hành trong không gian họp lịch sự, quy củ;
• Do Nhà Quản lý chủ động dẫn dắt, kiểm soát và tiến hành;
• Bao trùm các vấn đề trong một khoảng thời gian đủ dài, không chỉ đối với một vài sự kiện hay dự án riêng lẻ;
• Tạo ra một diễn đàn để thảo luận và đánh giá các sự kiện và năng lực.

Cả hai phía (Nhà Quản lý và nhân viên) đều cần nhận thức rõ ràng sự kiện huấn luyện này nhằm đưa ra đánh giá (feedback event). Lần huấn luyện đầu tiên nên được thực hiện vào giai đoạn gần diễn ra phần tổng kết đánh giá năng lực hàng năm, và những lần huấn luyện tiếp theo nên được thực hiện mỗi ba tháng tiếp theo.

Trong mỗi phần huấn luyện thường kỳ này, hãy mở đầu bằng việc đặt các câu hỏi tương tự như câu: “Đâu là sự kiện chính/nổi bật nhất đã diễn ra kể từ lần cuối chúng ta ngồi lại với nhau như thế này?”.

Tiếp theo, hãy dành khoảng 30-45 phút để đánh giá những thành công, vấn đề tồn tại và bài học kinh nghiệm. Mô hình “tích cực làm/hạn chế làm/tiếp tục làm” chắc chắn sẽ rất hữu ích khi Nhà Quản lý muốn thực hiện buổi huấn luyện này.

Đồng thời, Nhà Quản lý cũng cần ghi nhớ rằng thành công của quá trình Huấn luyện không chỉ phụ thuộc vào bản thân Huấn luyện viên, mà còn phụ thuộc nhiều vào nhân viên của họ. Do vậy, hãy biết cách tạo cơ hội để nhân viên của mình đóng vai trò nhiều hơn trong buổi huấn luyện bằng cách yêu cầu họ tự liệt kê và gửi lại cho Nhà Quản lý danh sách những nội dung mà họ mong muốn thảo luận trong buổi huấn luyện thường kỳ này.

Huấn luyện theo sự kiện

Những buổi huấn luyện này thường không diễn ra theo một lịch trình đã thiết lập sẵn, mà nảy sinh một cách tự nhiên sau một hoặc một vài sự kiện hay hoạt động đặc biệt. Cuộc huấn luyện theo dạng này nên:

• Diễn ra bất cứ khi nào cần thảo luận
• Tập trung vào một sự kiện riêng rẽ
• Nảy sinh do một “khoảnh khắc phù hợp để Huấn luyện”
• Là một phần quen thuộc trong ngày làm việc
• Phụ thuộc vào sự tin cậy và tương tác từ cả hai phía - cả Nhà Quản lý và nhân viên đều có thể là người mở đầu phần huấn luyện

Trái ngược với một phần huấn luyện theo lịch trình, huấn luyện theo sự kiện không nên được coi là một phần đánh giá. Huấn luyện kiểu này vẫn có thể đạt hiệu quả kể cả khi hai người thực hiện khi đang trên đường từ phòng họp về phòng làm việc. Hãy bắt đầu Huấn luyện bằng việc đặt các câu hỏi thông thường:

• Anh thấy cuộc họp vừa rồi thế nào?
• Phản ứng của anh với những góp ý ở mức trung bình ấy là gì?
• Anh nghĩ phần nào trong bài trình bày của mình là tốt nhất?

Kỹ thuật phù hợp đối với cách huấn luyện theo kiểu này là đánh giá sau khi hành động (after-action review - AAR). Hãy áp dụng kỹ thuật đánh giá này theo những câu hỏi gợi ý cơ bản sau đây:

• Đáng lẽ điều gì sẽ xảy ra?
• Điều gì đã xảy ra?
• Đâu là những cải tiến/tiến bộ đã đạt được?
• Phải chấp nhận những điều gì?
• Có thể làm gì để cải thiện trong lần tới?

Cho dù Nhà Quản lý tiến hành huấn luyện theo kiểu nào trong hai kiểu huấn luyện trên thì cần nhớ rằng mọi người muốn nhận được những lời nhận xét nên tần suất càng thường xuyên thì sẽ càng hiệu quả hơn. Và mấu chốt thành công của những buổi huấn luận chính là sự tin tưởng giữa Nhà Quản lý và nhân viên của mình.

Nguồn: Havard Business Review

Khóa học Coaching for Managers (Kỹ năng Huấn luyện dành cho Nhà Quản lý) là Chương trình đào tạo hàng đầu về Kỹ năng Huấn luyện được Liên đoàn Huấn luyện Quốc tế - International Coaching Federation (ICF) chứng nhận. Khoá học được thiết kế đặc biệt dành cho những nhà Quản lý bận rộn muốn tìm cách tiếp cận hiệu quả khi làm việc với nhân viên. Khoá học giúp cải thiện và thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên để doanh nghiệp đạt kết quả kinh doanh và mục tiêu kỳ vọng.

Thời gian diễn ra khóa học: 28 – 29/3/2019

Địa điểm: Hà Nội

Giảng viên: Mr. Ronald Yow - Giám đốc Học vụ của Coach Masters Academy (Singapore).

Đăng ký khóa học Coaching for Managers (Kỹ năng Huấn luyện dành cho Nhà Quản lý) cùng Growth Catalyst Việt Nam TẠI ĐÂY: https://bitly.vn/7by