Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, khả năng thúc đẩy nhân viên một cách hiệu quả là một điều vô cùng giá trị. Tuy nhiên, thách thức ở đây là phải tìm ra cách khiến nhân viên của bạn có thể đạt được hiệu suất tốt nhất mà họ có thể trên cơ sở nhất quán. Bí quyết mà chúng tôi muốn đề cập đến là các cuộc trò chuyện với nhân viên. Nói cách khác, đó là việc liên kết giữa hiệu suất và giao tiếp hiệu quả.

"Mọi chuyện thế nào? Gia đình bạn sao rồi? Khối lượng công việc ra sao? Có vấn đề gì khó khăn không? Đây là một vài việc mà tôi muốn bạn để mắt tới…”

Cuộc trò chuyện nêu trên – những câu hỏi, câu trả lời và tất cả mọi thứ - diễn ra không quá vài phút. Song, vẫn có nhiều nhà quản lý cảm thấy khó khăn trong việc đưa những đoạn hội thoại ngắn với nhân viên như thế này vào trong lịch trình của họ.

Tuy nhiên, việc bỏ quên những cuộc hội thoại ngắn này có thể là nguyên nhân dẫn tới các vấn đề nghiêm trọng về hiệu suất. Và chính điều đó sẽ khiến cho nhân viên, phòng ban và công ty không thể đạt được những mục tiêu tương ứng.

Dưới đây là một số cách mà các nhà quản lý có thể sử dụng để thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên.

Điều gì thúc đẩy nhân viên

Mọi nhà lãnh đạo đều muốn nhân viên của mình sử dụng tối đa khả năng của họ trong công việc. Tuy nhiên, trên thực tế, điều này khó có thể xảy ra ở mọi hoàn cảnh. Chắc chắn mỗi người sẽ đều trải qua những khoảng thời gian thiếu động lực, ảnh hưởng tới cả hiệu suất và năng suất làm việc. Do đó, biết được điều gì thúc đẩy nhân viên là một điều vô cùng quan trọng.

Cu thể, nhân viên thường sẽ được tiếp thêm động lực bởi các yếu tố như:

• Mức lương
• Việc tự phát triển bản thân hoặc mở rộng khả năng của bản thân
• Rủi ro hoặc thay đổi
• Sự công nhận của đồng nghiệp hoặc cấp trên
• Triển vọng thăng tiến
• Sức hấp dẫn từ việc phát triển nghề nghiệp, kể cả khi điều đó đi đôi với việc phải thay đổi nhà tuyển dụng

Với tư cách là một nhà lãnh đạo, công việc của bạn chính là giúp đỡ các thành viên trong nhóm vượt qua những giai đoạn khó khăn và đưa hiệu suất làm việc cũng như mức độ gắn bó của nhân viên đối với doanh nghiệp lên mức cao. Phương thức tốt nhất để làm điều đó chính là bằng cách vực dậy những động lực làm việc trong nhân viên của bạn.

Bằng cách nào?

Bạn hoàn toàn có tiềm năng giải quyết được những vấn đề có mẫu số chung này chỉ bằng những cuộc trò chuyện đơn giản và thoải mái.

Tại sao hiệu suất làm việc và hội thoại hiệu quả lại liên quan tới nhau

Rõ ràng, nhất quán và tương tác thực sự có thể tạo ra một tác động đáng kể, lâu dài đến lực lượng lao động của bạn.

Bằng cách biến các cuộc trò chuyện với nhân viên trở thành một thông lệ, bạn có thể mở ra rất nhiều tuyến giao tiếp, qua đó gặt hái được rất nhiều lợi ích.

Một vài mẹo:

1. Bạn không cần phải tỏ ra thích tụ tập, hướng ngoại hoặc là giỏi giao tiếp – hãy là chính mình
2. Mọi người có xu hướng cảm nhận được khi ai đó đang là chính mình. Sự giả dối rất dễ bị phơi bày
3. Hãy thể hiện sự chân thành bằng cách không phán xét nhân viên khi họ bày tỏ những thách thức, khó khăn của công việc và tham gia vào một cuộc trò chuyện trung thực.
4. Lắng nghe và thể hiện sự đồng cảm. Các nhà lãnh đạo có khả năng đồng cảm sẽ tạo được sức ảnh hưởng lớn trong việc xây dựng một niềm tin lâu dài và thúc đẩy hiệu suất trong doanh nghiệp.

Khi nhân viên cảm thấy lãnh đạo nhận ra được những nhu cầu về mặt cảm xúc của họ, họ sẽ thể hiện mức độ cao hơn về:

• Hành vi giúp đỡ
• Lý luận đạo đức
• Kết nối
• Mối quan hệ giữ các cá nhân mạnh mẽ hơn

Điều này đồng nghĩa với mức độ tin cậy cao hơn giữa các thành viên trong nhóm. Do đó, sẽ có nhiều khả năng rằng nhân viên sẽ chia sẻ những thông tin quan trọng với các đồng nghiệp cả trong và ngoài nhóm của họ.

Những nhóm được dẫn dắt bởi lãnh đạo có tính đồng cảm thường sẽ có những biểu hiện sau:

• Hợp tác nội bộ nhóm tốt hơn
• Gắn kết với công ty mạnh mẽ hơn
• Tỷ lệ doanh thu thấp hơn so với những người dẫn đầu bởi các nhà lãnh đạo ít lòng trắc ẩn
• Sẵn sàng giải quyết số lượng công việc lớn hơn và các dự án phức tạp hơn

Làm sao để trở nên đặc biệt trong mắt nhân viên

Khi bạn cố gắng để có được những cuộc đối thoại ý nghĩa với nhân viên của mình, hãy lưu ý rằng chúng ta đang sống trong một thời đại với vô số phương thức liên lạc, như là email, tin nhắn, lời nhắc trên điện thoại thông minh…

Trò chuyện trực tiếp (hoặc video) vẫn là cách tốt nhất để tạo ấn tượng. Phương thức này cũng làm giảm lượng thông tin liên lạc điện tử bằng văn bản từ bạn, điều này khiến cho các email và tin nhắn trong tương lai của bạn có tác động hơn.

Đừng ngại ngùng đưa ra những câu hỏi thăm ở mức độ cá nhân. Bạn nên hiểu về người mà bạn đang làm việc cùng, ít nhất là ở mức độ nào đó.

 “Cuối tuần của bạn thế nào?” “Con gái bạn đã quen với lớp trường lớp mới chưa?”

Và khi nói đến công việc, hãy hỏi đúng câu hỏi và sau đó lắng nghe.

Hãy đưa ra câu hỏi đơn giản để tìm hiểu gốc rễ của vấn đề. Ví dụ:

1. Hãy nói cho tôi sự hiểu biết của bạn về các mục tiêu bạn phải đáp ứng.
2. Bạn cảm thấy điều gì đang cản trở bạn đạt được mục tiêu?
3. Tại sao bạn nghĩ vậy?
4. Làm thế nào bạn sẽ vượt qua rào cản này?
   Điều quan trọng hơn cả việc hỏi đúng câu hỏi là giữ im lặng và biết lắng nghe. Một trong những nỗi thất vọng lớn nhất mà nhân viên phải đối mặt là cảm giác họ không được lắng nghe.

Thường xuyên đưa ra phản hồi

Đối với cả nhân viên mới và nhân viên lâu năm, trò chuyện thường xuyên chính là cơ hội để đặt câu hỏi và cung cấp phản hồi cũng như hướng dẫn trực tiếp cho nhân viên.Nhân viên có thể sẽ cảm thấy phiền toái nếu họ phải tới phòng làm việc của bạn hoặc gửi email mỗi khi họ có câu hỏi về công việc.Vậy nên, khi bạn chủ động nói chuyện với họ mỗi ngày hoặc hai ngày một lần (ngay cả khi đó là trò chuyện ngẫu nhiên), bạn đã tạo ra một mức độ thoải mái với nhân viên của mình. Hãy khiến họ cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi.

Tận dụng mọi cơ hội để giải thích rõ ràng với nhân viên về những điều mà doanh nghiệp đang mong đợi từ họ cũng như từ hiệu suất công việc của họ. Hãy nhớ rằng đưa ra phản hồi là giao tiếp hai chiều và không nên được sử dụng để đưa ra các bình luận tiêu cực hoặc trong quá trình đánh giá hiệu suất.

Nếu những phản hồi của bạn hoàn toàn mang tính chỉ trích, sẽ có nhiều khả năng nhân viên sẽ phản ứng lại bằng cách che giấu sai lầm và đổ lỗi lẫn nhau. Thay vào đó, hãy đưa ra cả lời khen ngợi và phê bình mang tính xây dựng, và yêu cầu nhân viên chia sẻ ý kiến ​​của họ và đưa ra giải pháp.

Không có điều gì là phù hợp với tất cả mọi người

Nỗ lực giao tiếp của bạn nên được áp dụng nhất quán cho tất cả nhân viên. Nhưng cách họ phản ứng sẽ khác nhau dựa trên tính cách của họ, và điều đó hoàn toàn chấp nhận được.

Những nhân viên hướng nội hoặc ít nói có thể ít phản ứng với những nỗ lực của bạn trong việc giao tiếp. Tuy nhiên, họ có thể phản ứng lại nhiệt tình hơn ở một không gian riêng tư. Về cơ bản, mục đích của bạn là như nhau, nhưng chiến lược của bạn nên được điều chỉnh cho từng cá nhân.

Các nhà lãnh đạo giỏi là những người đồng cảm. Điều này có nghĩa là việc nhìn nhận được cảm xúc của người khác và hành động theo những quan sát đó có thể là chìa khóa để nâng cao năng suất nhân viên của bạn.Đồng cảm có nghĩa là lắng nghe với mục đích để hiểu, không chỉ chờ đợi để có được lời hồi đáp.

Kết luận

Hãy nói chuyện với nhân viên của bạn. Những cuộc trò chuyện thông thường có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách họ làm việc, đồng thời xây dựng mối quan hệ thoải mái và tin tưởng.

Hãy trò chuyện với nhân viên sớm và thường xuyên. Sau đó, khi có căng thẳng, hoặc nảy sinh một cuộc đối thoại với nhiều vấn đề khó khăn, bạn có thể truyền đi thông điệp của mình theo cách họ hiểu. Và nếu nhân viên đang gặp khó khăn, họ sẽ tìm đến bạn để được giúp đỡ - trước khi một vấn đề nhỏ vượt khỏi tầm kiểm soát.

Tác giả:  Shalla Rogers

Nguồn: Insperity