Tin tức tốt lành là điều luôn được hoan nghênh tại các doanh nghiệp. Nhưng thực tế đã chỉ ra, không phải ngày nào cũng là một ngày hoàn hảo trong kinh doanh. Việc đưa ra các tin tức xấu cho nhân viên trở thành một điều dĩ nhiên mà các lãnh đạo cần làm. Vậy đâu là cách mà các nhà lãnh đạo có thể tham khảo để khiến các tin xấu bớt “tệ” hơn.

Các chuyên gia đã chỉ ra rằng khi đề cập đến các thông tin tiêu cực, bạn cần một chiến lược. Chiến lược này vừa phải ngăn mọi người rơi vào hố đen của sự tuyệt vọng, đồng thời khiến cho mọi người tin rằng mọi chuyện vẫn đang được kiểm soát tốt dù thực tế không hẳn là như vậy. 4 cách dưới đây có thể giúp việc đưa ra các thông tin kém tích cực trở nên dễ dàng hơn, và cũng giúp đảm bảo rằng người nghe sẽ dễ tiếp thu hơn.

1.   Một tin tốt đi kèm với một tin xấu: Có thể bạn cho rằng việc thông báo một tin tốt đi kèm với một tin xấu cũng giống như việc đưa ra một thìa đường để làm viên thuốc đỡ đắng hơn. Thực ra, đây là chiến lược để mọi người biết rằng bên cạnh thách thức vẫn còn những cơ hội. Theo như Brian Tracy, tác giả - diễn giả về phát triển bản thân, đây là cách mà các nhà lãnh đạo giỏi nhất vẫn hay làm. Tracy viết, "Những nhà lãnh đạo giỏi nhất nhìn thấy cơ hội và khả năng trong mọi thứ xảy ra, dù là tích cực hay tiêu cực." Lời nói của bạn càng tích cực, người nghe càng cảm thấy được tiếp thêm sức mạnh. Dẫu thông điệp tổng thể vốn dựa trên tin xấu. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của tôi, nếu phần lớn các thông điệp xoay quanh tin tức này là tích cực, thì người nghe có khả năng suy nghĩ và hành động tích cực hơn trong thời gian khó khăn. Khi đưa ra tin xấu, hãy thông báo một lợi ích, một sự thay đổi hoặc một chuyển biến tích cực sẽ xảy ra nhờ tin tức đó. Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể ghép nối nhiều hơn một tin tích cực với mỗi tin tiêu cực. Bằng cách đó, bạn đang hướng dẫn suy nghĩ của mọi người về những điều lạc quan hơn, thay vì để mọi người tập trung vào hoàn cảnh hiện tại

2.   Hãy thẳng thắn: Lời khuyên ở đây, đó là đừng lạm dụng những trò đùa trong nỗ lực giảm bớt mức độ nghiêm trọng của khó khăn hiện tại và ảnh hưởng của nó đối với công ty. Rhett Power, tác giả của Cuốn sách Hành động của Doanh nhân, đã viết trong một bài báo của CNBC rằng "khi đưa ra những tin tức xấu, những trò đùa bỡn cợt là thiếu tôn trọng và trở nên thô lỗ." Tương tự, hãy hạn chế sử dụng những từ hoa mỹ, những câu cửa miệng trống rỗng, giai thoại và ngôn ngữ tượng hình, chẳng hạn như ẩn dụ và mô phỏng. Đó có thể được coi là một cơ chế cố ý đánh lạc hướng mọi người khỏi những gì đang thực sự diễn ra. Hãy nhớ rằng, một đội ngũ thông minh đang đứng trước bạn. Matthew Randall, giám đốc điều hành của Trung tâm Chuyên nghiệp Xuất sắc tại Đại học York tại Pennsylvania, nhấn mạnh trong một cuộc phỏng vấn của Fast Company rằng các nhà lãnh đạo nên "tránh né việc tránh phơi bày sự thật hoặc xoay chuyển sự thật chỉ để giảm bớt tác động." Cung cấp cho họ những con số thực, dữ liệu thực, phân tích thực và thông tin thực mà họ có thể hiểu và thực sự sử dụng. Cho dù tin tức khó chấp nhận đến đâu, hãy thành thật trước để mọi người cũng tìm hướng giải quyết.

3.   Làm chủ vai trò của bản thân: Vô số yếu tố có thể mang lại tin xấu cho một công ty. Song đây hiếm khi chỉ là lỗi của một bộ phận hoặc một người hoặc hành động nào. Tuy nhiên, bởi vì các nhà lãnh đạo được giao nhiệm vụ duy trì và hỗ trợ quỹ đạo của doanh nghiệp hướng về phía trước, do đó họ sẽ phải chịu trách nhiệm đáng kể nếu như quỹ đạo đó không đi đúng hướng. Đó không phải là vấn đề chỉ tay và đổ lỗi. Như nhà văn Kim Getty đã chỉ ra, việc thông báo tin xấu không là lúc để bạn chia sẻ rằng mình cảm thấy tồi tệ hay khó khăn như thế nào. Vấn đề bạn cần làm là giao tiếp rằng mọi người đều là thành viên của cộng đồng công ty này và cũng sở hữu một phần trong những thành công hay thất bại của công ty. Đánh giá những gì bạn có thể đã làm khác đi, lời khuyên bạn có thể đưa ra, những đề xuất bạn có thể đã thực hiện và những thay đổi bạn có thể đã thực hiện có thể đã thay đổi câu chuyện. Hãy làm chủ vai trò của bạn trong thử thách để rõ ràng rằng bạn cũng là một phần của những thành công cũng như những thất bại và tất cả mọi người cũng vậy.

4. Xác định chiến lược để tiến về phía trước: Bây giờ chúng ta biết điều gì đã xảy ra và đã xác định các yếu tố liên quan dẫn đến sai lầm, hãy thảo luận về những gì bạn đã học được và những gì bạn (và mọi người khác) sẽ làm tiếp theo. Điều này, một lần nữa, đặt tầm nhìn của mọi người về một con đường lạc quan thoát khỏi hoàn cảnh hiện tại. Điều này giúp họ hiểu họ đã bị tác động như thế nào và điều gì được mong đợi ở họ trong tương lai. "Nếu bạn không thúc đẩy quá trình này, mọi người sẽ bịa ra những câu chuyện của riêng họ, thường là tiêu cực hơn là sự thật", Susan M. Heathfield viết trong The Balance Careers. Họ phải biết rằng bạn sẽ sử dụng điều này như một khoảnh khắc để giảm thiểu khả năng lặp lại trong tương lai. Họ phải biết rằng bạn sẽ không cho phép điều này ngăn cản sự phát triển của bạn hoặc kìm hãm việc theo đuổi tầm nhìn của công ty bạn. Họ phải biết bạn là người không thể ngăn cản. Trong một cuộc phỏng vấn với Inc., Aaron Meyers, chủ tịch và COO của Hammer & Nails Grooming Shop for Guys, cho biết, "Sai lầm là một phần của hành trình trở thành một nhà lãnh đạo." Khi ý tưởng của anh ấy bị từ chối trên Shark Tank, "chúng tôi đã hoàn toàn hiểu về những thiếu sót trong khái niệm của mình và chúng tôi đã lấy mẫu ý tưởng cho đến khi tìm được ý tưởng phù hợp."

Khi có thất bại, các nhà lãnh đạo xác định những gì cần phải thực hiện, những gì cần thay đổi và những gì đang diễn biến tốt. Tóm lại, hãy quyết định xem công ty sẽ bắt đầu, dừng lại và tiếp tục làm gì khi có tin xấu. Giờ đây, mọi người đều có kế hoạch và không trở nên sa lầy trong hiện tại mà tập trung vào tương lai.

Nguồn: Forbes